Se você trabalha em um escritório contábil entende a importância de otimizar processos e aprimorar o tempo entre as diversas tarefas, certo?
Nesse cenário, a tecnologia aparece como uma importante aliada para a organização e o sucesso do negócio e pode ajudar a agregar um diferencial competitivo ao seu escritório de contabilidade.
Uma das soluções tecnológicas mais em alta no momento são os chatbots. Você sabe o que são eles?
Os bots conversacionais são softwares que figuram como uma interessante solução para empresas que buscam escalabilidade, redução de custos, maior agilidade e efetividade no atendimento ao cliente e inúmeras outras vantagens destinadas tanto aos clientes internos quanto aos externos.
Neste artigo, você vai entender o que são os chatbots e como eles funcionam. Além disso, você conhecerá as vantagens de se utilizar um chatbot para contabilidade e como ele pode ser implementado no seu escritório contábil.
O que são chatbots e como eles podem auxiliar um escritório contábil?
Os chatbots são softwares desenvolvidos com o intuito de estabelecer uma interação conversacional com pessoas reais.
Dessa forma, nos casos em que são utilizados por empresas, é possível automatizar diálogos com clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros, seja para consulta de informações, SAC, pesquisas ou mesmo vendas.
Por meio de uma base de dados fornecida pela empresa, esses softwares são previamente treinados para conseguirem interagir de forma eficiente e natural com as pessoas.
Assim, sempre que um usuário inicia uma conversa, o chatbot acessa essa base de informações previamente fornecida e consegue manter contato, fornecer informações, responder a dúvidas e saudações e muito mais.
Se você está se perguntando como isso é possível, a resposta é simples.
Existem dois tipos de chatbots: aqueles que, como mencionamos anteriormente, são apenas treinados por uma base de diretrizes e aqueles que utilizam inteligência artificial em um recurso chamado machine learning.
Os primeiros se baseiam em parâmetros e fluxos conversacionais pré-estabelecidos, a fim de guiar os usuários até o ponto desejado, seja ele uma informação, uma compra ou uma resposta a uma entrevista, por exemplo.
Os chatbots que utilizam inteligência artificial, por sua vez, além de utilizar a base de dados fornecida para seu treinamento, também têm a capacidade de enriquecer seu conhecimento conversacional por meio das interações que mantém com os usuários.
Isso faz com que eles estejam em constante aprendizado, sempre aperfeiçoando seus conhecimentos.
Independente do tipo de escolhido, o chatbot para contabilidade oferece inúmeras vantagens, tornando o dia a dia mais eficaz, os atendimentos mais completos e satisfatórios e os processos menos maçantes.
Com ele, os clientes e colaboradores se beneficiam, sendo possível consultar prazos, horários e valores, fazer agendamentos, pesquisar histórico de atividades, obter informações sobre o escritório e muito mais.
Além disso, os bots conversacionais são uma opção versátil e flexível que pode ser utilizada nos mais diversos canais, como WhatsApp, Facebook Messenger, sites e vários outros.
A seguir, você confere as principais vantagens de aderir ao uso de chatbots no seu escritório contábil.
Quais as vantagens do chatbot para contabilidade?
Além da automatização de muitas atividades e da otimização do tempo, a utilização de chatbots por escritórios de contabilidade conta com muitas outras vantagens, como:
Redução de erros
Não é novidade para ninguém que o trabalho de contabilidade envolve inúmeros processos e atividades que precisam sempre estar em conformidade.
Muitas vezes, o preenchimento de documentos de forma errada ou a falta de alguma informação podem gerar consequências graves tanto para o profissional responsável quanto para o cliente.
Todavia, o uso de chatbots tanto nas atividades diárias quanto no fornecimento de informações ao público externo reduz consideravelmente a possibilidade de erros, visto que atua a partir de treinamentos e parâmetros pré-estabelecidos.
Dessa forma, a falha humana dá lugar à precisão tecnológica, e as possíveis dores de cabeça em virtude de erros diminuem drasticamente.
Leia também: [GUIA] Chatbot para geração de leads + qualificação
Redução de custos
A implementação de chatbots para contabilidade, e a consequente automatização de processos e atendimentos, possibilita que atividades que antes demandavam o trabalho de uma equipe inteira sejam realizadas de forma automática.
Isso faz com que sua empresa não necessite de um amplo time para a realização dessas tarefas e, como resultado, reduz custos.
Em complemento a isso, ainda existe vantagem de o chatbot conseguir realizar diversos atendimento de uma só vez e ficar online 24h por dia, durante os sete dias da semana, para tirar possíveis dúvidas e auxiliar os clientes das mais diversas formas.
Armazenamento ágil e de fácil acesso
Ter todas as informações armazenadas, organizadas e acessíveis a apenas um clique parece uma tarefa muito trabalhosa, né? Mas não precisa ser.
Outra vantagem que um escritório contábil tem ao utilizar chatbots é o armazenamento ágil e de fácil acesso das mais diversas informações.
Além de otimizar as tarefas do cotidiano corrido de uma empresa de contabilidade, ele também melhora a qualidade das entregas e o atendimento do escritório, visto que o tempo e o stress gastos ao buscar informações em um espaço desorganizado é completamente substituído pela praticidade de buscar dados com eficácia e rapidez.
Escalabilidade
Outra vantagem de se utilizar chatbot para contabilidade é sua capacidade de trabalhar com um grande volume de informações e de clientes simultaneamente.
Assim, à medida que seu escritório contábil cresce e expande sua carteira de clientes, o chatbot consegue acompanhar esse ritmo e fluxo de demandas sem necessariamente aumentar o valor dos serviços oferecidos para os seus clientes.
Redução de processos repetitivos
A redução de atividades muito operacionais e repetitivas é mais uma vantagem da implementação de chatbots no escritório contábil.
Isso porque, ao automatizar tarefas mais mecânicas por meio do bot, você possibilita que as pessoas da sua equipe se dediquem às atividades mais estratégicas.
Além de otimizar o tempo dos seus colaboradores, também traz benefícios para o seu negócio, visto que as decisões importantes serão tomadas com mais atenção e dedicação.
Como você pode ver, o chatbot é uma tendência tecnológica que traz essas e várias outras vantagens quando aplicadas ao campo da contabilidade e pode melhorar o dia a dia de trabalho do seu escritório contábil também, auxiliando colaboradores e clientes a terem uma experiência muito mais satisfatória e eficiente com a sua empresa.
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