Objetivos e resultados-chave (ou OKRs) é um framework de gestão e definição de metas, criado pelo Andrew Grove (ex CEO da Intel), para garantir que toda a equipe e a organização estejam trabalhando focados no mesmo objetivo, independentemente de os funcionários terem metas e objetivos específicos.

Este framework melhora a comunicação e o foco entre os membros da equipe/organização, deixa as prioridades claras, motiva e consegue engajar as pessoas a alcançarem seus resultados.

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O que são OKRs?

Os OKRs são formados por dois componentes:

  1. Objetivos: são qualitativos e inspiradores, usualmente com um prazo para serem executadas;
  2. Resultados-Chave: são as etapas importantes e acionáveis ​​que formam o plano de ação para atingir o objetivo. Quantifica os objetivos e os quebra em métricas específicas que podem ser usadas para medir o cumprimento dos objetivos. A eficácia dessas métricas pode ser medida e quantificada para acompanhar de forma realista o progresso em direção ao objetivo.

Como definir OKRs?

Para ajudar na definição de OKRs, existem algumas dinâmicas com as quais podemos organizar as ideias e garantir a co-criação e participação de mais pessoas em todo o processo.

O intuito é chegar em bons objetivos e resultados chave de maneira mais direcionada e colaborativa.

Essas dinâmicas são importantes, porque facilitam a condução por uma ou mais pessoas ampliando as possibilidades de envolvimento de outras. Seguem alguns exemplos de dinâmicas utilizadas no mercado.

HOSKR 

É uma dinâmica de criação de OKRs consideravelmente recente – tanto que ainda não se encontram muitos materiais por aí. Pode ser considerada, também, como um novo framework que veio para melhorar o próprio OKR.

HOSKR, que é a sigla em Inglês para Hypothesis, Objectives, Signal and Key Results, utiliza exatamente o mesmo conceito de Objetivos e Resultados Chave e, no fim das contas, esses ainda são os pontos que devemos obter.

Hipóteses e sinais do HOSKR

Entretanto, com o HOSKR, acrescentamos dois novos componentes para ajudar a chegar nas melhores definições possíveis: hipóteses e sinais.

As hipóteses são suposições trazidas a partir do entendimento das pessoas relacionado ao contexto em que elas estão inseridas, com o intuito de ajudar a direcionar as discussões sobre os pontos que podem gerar bons objetivos e, principalmente, objetivos que sejam conexos com a realidade do próprio contexto.

Neste momento não precisamos validar tais hipóteses, mas é essencial considerá-las para voltar ao ponto central da conversa, caso as pessoas se afastem muito dele. Antes de definirmos os objetivos, levantamos as hipóteses que vão nos guiar neste caminho.

Já os sinais são evidências que poderão ajudar as pessoas envolvidas a terem um entendimento de evolução para o atingimento ou não dos resultados chave. É o comportamento esperado caso a hipótese atrelada ao objetivo seja validada ou não.

Em suma, os sinais são resultados qualitativos que nos trazem insumos para a criação dos resultados quantitativos, os KRs. Depois de definir os objetivos e antes de criar os resultados chave, verificamos e escrevemos os sinais.

Como definir OKRs em 5 dias?

OKRs em cinco dias é uma outra forma elaborada de rodar o processo de definição de OKRs. Com essa dinâmica, é sugerido um “cronograma” com cinco etapas a serem cumpridas, uma por dia: “Dia 1 – Por que estamos aqui?”, “Dia 2 – Hora de viajar”, “Dia 3 – De volta a realidade”, “Dia 4 – OKRs” e “Dia 5 – O juízo final”.

O time box para cada uma dessas etapas pode variar dependendo do dia e da quantidade de pessoas que vão participar.

1º dia

No primeiro dia (que pode ou não ser em uma segunda-feira), os participantes reúnem-se para se alinharem sobre os motivos pelos quais vão trabalhar durante todas as etapas, definem as regras do jogo, clareiam as expectativas e  planejam os próximos passos para os demais dias de dinâmica.

2º dia

No segundo dia, os participantes fazem um brainstorming para levantar todos os pontos que podem influenciar em objetivos para o próximo período (próximo quarter, por exemplo). Nesse momento é hora de ampliar as ideias sem restrição, ou seja, quanto mais melhor.

3º dia

No terceiro dia, voltamos para a realidade e organizamos as ideias levantadas no brainstorming, descartando aquelas que não fazem sentido para o contexto e momento atual do grupo e destacando aquelas que podem significar bons objetivos.

4º dia

No quarto dia, a partir das ideias delimitadas nos dias anteriores, definimos e escrevemos os OKRs (tantos os objetivos quanto os resultados chave) exatos que vão nos guiar para o próximo período pré definido.

5º dia

No quinto e último dia, verificamos os OKRs fazendo uma revisão daquilo que foi definido e ajustando o que for necessário. Também rodamos uma espécie de retrospectiva do que pode ser melhorado para a dinâmica do próximo período. Ao final, podemos responder, por exemplo, aos seguintes itens:

    1. O que achamos das dinâmicas?
    2. Qual dia foi o mais produtivo?
    3. O que aconteceu de mais legal e produtivo?
    4. O que aconteceu que não foi bom?
    5. Quais foram os principais aprendizados?
    6. O que faríamos de diferente nas próximas?
    7. Estamos confortáveis com os OKRs?
    8. Qual é o grau de engajamento do time para atingir os OKRs traçados?

Quando utilizar as dinâmicas de OKR?

HOSKR e OKRs em cinco dias são dinâmicas conhecidas e disponíveis para serem usadas sempre que necessário, no entanto, podemos utilizar qualquer dinâmica livre que facilite o processo de definição de OKRs.

Uma sequência de atividades programadas e organizadas que conte com a participação e a contribuição das pessoas envolvidas — dentro de uma equipe ou área de negócio, por exemplo — pode ter tanto sucesso quanto as melhores dinâmicas do mercado.

Para tanto,  que as principais premissas devem ser respeitadas — transparência, flexibilidade e contribuição – e os três pilares sejam utilizados — comunicação, agilidade e engajamento. A própria OKRs em cinco dias pode ser adaptada e aplicada em menos dias, por exemplo.

Dicas do que fazer na gestão de OKRs

  • Definir resultados chave com limite de tempo: quando você decidir sobre um objetivo defina um prazo para alcançá-lo.
  • Testar novos modelos de dinâmicas para criação de OKRs.
  • Uma boa prática do mercado é enquadrar de 3 a 5 resultados chave para cada objetivo a fim de torná-lo alcançável.
  • Seja paciente e flexível, uma nova estratégia numa organização leva tempo para dar resultados. Não mude os OKRs se os resultados-chave não o levarem na direção certa, altere os resultados-chave para que você possa alcançar o objetivo dentro do tempo estipulado. Quando as condições de negócios mudarem, seja resiliente e altere os OKRs para atender às novas demandas.
  • Quando uma empresa define seu objetivo, as unidades, departamentos e equipes definem as suas metas e verificam se estão alinhadas com o objetivo da empresa. A transparência ajuda a verificar o alinhamento.
  • Acompanhe, questione e ajuste o grau de confiança das pessoas para o atingimento de cada um dos KRs estabelecidos.

Dicas do que não fazer na gestão de OKRs

  • Definir OKRs individuais e não de equipe. Os colaboradores individuais devem ser avaliados com base na extensão em que seu trabalho contribui para as metas da equipe que agregam valor real para a empresa e seus clientes.
  • Manter OKRs estáticos ao longo do ano. O mercado é dinâmico e portanto, é super importante revisitar a estratégia constantemente para adaptar-se em tempo real às mudanças, crises ou oportunidades.
  • Criação de metas inatingíveis. Definir metas muito ambiciosas, ao invés de metas comprometidas, pode desencorajar toda a sua força de trabalho. Isso os queima. Os funcionários abandonam os objetivos ou desenvolvem uma atitude defensiva e culpam os outros pelo fracasso dos objetivos. Não se torne ambicioso demais com os objetivos. Estabeleça objetivos realistas que ajudarão a organização a progredir lenta e continuamente. Lembre-se de que o sucesso não acontece da noite para o dia, mas apenas com o tempo.
  • Não designar um Indivíduo Diretamente Responsável. Ao definir um resultado importante, atribua-o a uma pessoa e instrua-a a mantê-lo atualizado sobre o progresso. Se você não atribuir, ninguém assumirá a responsabilidade pelo alvo e, eventualmente, sua empresa deixará de cumprir seu objetivo.
  • Tratar OKRs como tarefas. Objetivos e resultados-chave não são suas tarefas diárias. Tarefas são saídas, enquanto os resultados chave são resultados. Não trate os resultados principais como tarefas.
  • Definir resultados-chave vagos. Ao definir um resultado-chave, defina-os numericamente. Os resultados principais definidos numericamente ajudam no aumento das taxas de conclusão e garantem o progresso em direção ao objetivo.
  • Definir muitos objetivos. Se você definir mais de 3 objetivos, poderá esquecê-los e seus objetivos se tornarão seus sonhos distantes, em vez do crescimento do seu negócio. Ao começar com OKRs, defina apenas um OKR. Depois de aprender o processo, você pode aumentá-lo para 3, mas não mais do que isso.
  • Não prometer funcionalidades no OKR. Se bem uma funcionalidade pode ajudar a chegar num KR, ele não pode ser um de fato. 

Se você quiser aprofundar em alguns dos erros mais comuns na implementação de OKRs, confira este artigo.

Conclusão

No fim das contas, independente de como fazemos para definir objetivos e resultados chave, é importante entendermos a sua importância para a organização ou para o grupo de pessoas que deseja obter melhores resultados em um determinado contexto.

Aprender com os erros, experimentar novas ideias e visualizar o impacto no todo das coisas que fazemos todos os dias são pontos essenciais para colhermos bons frutos.

Portanto, valorizemos a transparência, a flexibilidade, a contribuição, a comunicação, a agilidade e o engajamento para que no final as nossas conquistas façam mais sentido para o maior número de pessoas possível!

Continue no nosso blog e confira: Roda Ágil: como foi a experiência de Take Blip com a aplicação?

Este texto foi escrito por Jair Fernández Castro e Leonardo Magalhães – Agilistas em Take Blip.

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